スケジューリング

Web制作をスムーズに行うために欠かせないスケジューリング。
ここでは、Webディレクターとして知っておきたいスケジューリングの目的や進め方、注意点などの情報をまとめています。

Webディレクターが行うスケジューリングとは?

スケジューリングとは、Webサイトが完成するまでの作業を予定通りに進めていくこと。スケジューリングには、プロジェクトを達成するまでに誰がどのようなタスクを行うかといった全体のスケジュール設定と、作業ごとの進捗状況を確認しながらプロジェクトをゴールへと導くスケジュール管理があります。
滞りなくプロジェクトを進行する上で非常に重要な仕事ですから、しっかり手順を確認して、丁寧に取り組みましょう

なぜスケジュール管理が重要なのか

プロジェクトを進行する上では、なぜスケジュール管理が重要なのでしょうか。 目的と、もしスケジュール管理が杜撰だった場合にプロジェクトがどうなるかを考えてみましょう。

スケジュール管理の目的

まず、スケジュールを組む段階でタスクの棚卸しができ、プロジェクトの工程や全体像を把握できるという点で大きなメリットがあります。
プロジェクトを進行する上で、期日が[公開日]しか決まっていないというのは非常に危険です。 この工程は○日までに完了させる、という細かな期日を設けることで、公開に向けてプロジェクトが順調に進んでいるのか、遅れ気味なのかを随時把握し・調整できるようになるわけです。

管理下手だと信頼を失うことも

Webディレクターのスケジュールの見通しが甘いと、公開ギリギリになって焦ってしまうことも。どうにかして巻き返すために、現場のスタッフたちに無理を言って作業スピードを上げてもらったり、残業をしてもらう必要も出てくるでしょう。
自分だけの判断で「どうにかなるだろう」と決めずに、作業量やスタッフたちの実力、クライアントの要望などすべての要素を冷静に見渡しながら、余裕を持ったスケジュール設定をすることを心がけましょう。

どうしてもスケジュールの遅れを取り戻せない場合、社内の問題だけでは済まず、最悪の事態としては、Webサイトの公開が遅れてしまうことも起こり得ます。
当初の打ち合わせで決めていた公開予定日がずれたら、クライアントはどう感じるでしょうか。

「あの会社に頼むとスケジュールどおりに進まない」という印象を持たれてしまい、会社の信用問題にも関わるということを肝に銘じておきましょう。

スケジュール設定の方法

プロジェクト全体の見取り図ともいえるスケジュールは、プロジェクトを進行する上で不可欠なもの。どのような流れで、どんな点に注意してスケジュールを設定したらいいのかを以下にまとめてみました。

スケジュール設定の手順

[Step1] プロジェクトのゴール(締切・公開日)を決める
スケジューリングでは、まず最終的なゴール(締め切り・公開日)を決定します。ゴールを決める際には、タスクの工数やスタッフの数なども考慮し、日数に余裕を持たせておくことが大切です。
決めるというよりも、受注時にクライアントから要望を受けていることが多いかもしれません。

[Step2] 必要なタスクを洗い出す
デザイン作成・ライティング・コーディングなど必要なタスクを洗い出し、誰がどの作業を担当するのかを決定します。スタッフのスキルに合わせて作業を割り振ることが、プロジェクトをスムーズに進めるコツです。

[Step3] タスクごとの工数を計算
各タスクごとにどれくらいの工数が必要かを計算し、スケジュールをまとめていきます。担当するスタッフのスキルも考慮して、無理のないスケジュールを組むことが重要です。とくに、プロジェクト後半のスケジュールには余裕を持たせておくと良いでしょう。

[Step4] 不測の事態に備えたリスクヘッジを考慮し調整
スタッフの欠員や急な仕様変更など、不測の事態に備えた対応策を常に考えておきます。万が一の事態が起きても納期には間に合う、問題がなければ前倒しできるくらいの範囲でスケジュール設定を行いましょう。

スケジュール設定のポイント

クライアントから「このくらいのボリュームの記事は何日で書けますか?」と依頼があって、Webディレクターが「1日あれば充分ですよ!」と答えたとします。しかしいざ社内に戻ってライターに共有したら、「そのボリュームなら3日はいただかないと厳しいです!」なんて返答があったとしたら…冷や汗ものですね。

このように、Webディレクターが自分だけの判断でタスクにかかる時間を決めてしまうのも、スケジュールのズレが生じる原因です。こまめにコミュニケーションを取り、Webサイト制作に関わるスタッフの仕事内容をしっかり把握しておきましょう。

スケジュール管理の方法

Webディレクターにとって重要な仕事の1つであるスケジュール管理。スケジュール管理とは、プロジェクトが計画通りに進んでいるかの把握と、トラブルや変更に対して適切な調整を行うことです。
スケジュールを設定して、プロジェクトがスタートした後はどのように管理すればよいのでしょうか?

鉄則は”進捗の見える化”

スケジュールを上手に管理するには、まず進捗状況を可視化することが大切。進捗確認は毎日行ない、各タスクやスタッフごとの進捗状況は、パーセンテージで記載しておくと便利です。ただし、このパーセンテージに明確な基準を定めておかないと、スタッフごとにバラつきが出てしまい、正しく状況を把握できなくなることがあります。「どこまで進んだら何パーセント」と、基準をあらかじめ設けておきましょう。
ガントチャートなどを利用して視覚的にもスケジュール感を見やすくしておくと、管理しやすいですよ。

また、スケジュール管理で遅れが見つかったら、速やかに調整を行います。タスクを前倒ししたり、必要な部分にスタッフを回したりしてリカバリーをするなど、細かい調整を重ねてプロジェクトを達成へと導きましょう。

スケジュール管理のポイント

進捗状況を数字だけで把握したつもりになっていると、現場に潜んでいるリスクに気づけないことがあります。スタッフとのコミュニケーションを密に取り、問題や悩みを早めに見出すようにしましょう。問題が起きているのになかなか言い出せない…というスタッフは、意外と多いものです。

また、日頃から何事も後回しにせず、レスポンスも早く行うように心がけましょう。
たとえば届いたメールの中に、Webサイトのデザインに関する急ぎの修正依頼があったらどうでしょうか。後回しにしていざ夕方にメールを開いたら、なんと期限は今日中!なんてこともあり得るわけです。

プロジェクトを円滑に進めるためにも、まずはWebディレクター自身が、自分自身のタスク管理をうまくできるようになりましょう。

スケジュール管理が上手くいかない原因は?

特にWebディレクターとしてデビューしたばかりの頃には、スケジュール管理でつまずいてしまうことがあります。

予定していたスケジュールどおりに作業が進まないのは、小さなズレが積み重なったことが原因かもしれません。なぜズレが積み重なってしまうかといえば、その小さなズレを見逃し続けてしまったことが原因といえるでしょう。
そういった事態を避けるためには、まずは毎日の進捗管理を徹底することが重要です。

ズレが生じていることが分かったら、どこで巻き返せそうか、なにを妥協すべきかをチーム全体で考え、限られた時間の中でよりよいものを完成させることを目指しましょう。

スケジュール管理はWebディレクターの腕の見せ所

プロジェクトが円滑に進むようにスケジュールを管理するのが、Webディレクターの仕事。プロジェクトを問題なく達成できるかどうかは、このスケジューリングにかかっているとも言えます。

しかし、あまりにも厳格にスケジュールを進めようとすると、現場の空気が悪くなったりチームの士気がダウンするリスクも。
何が起きても柔軟に対応できるくらいのゆとりを持ち、広い視野で全体を把握しながらスケジュールを管理していきましょう。