Webディレクターになるには

本当に活躍しているWebディレクターだけが知っているメソッドを紹介

当サイト管理人&インタビュアー Webディレクター 福田 祐太郎
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Webディレクター 福田 祐太郎

テレカン・Web会議でWebディレクションを円滑に!良質な会議にするコツは?

2020年に入り新型コロナウイルスが流行してから、一気に広がったテレワークの流れ。いままでは気軽にできた会議や打ち合わせが、急に難易度の高い行為になってしまいました。

そこで注目されたのがテレカンやWeb会議という言葉です。ここでは、これらの言葉の意味を改めて紐解きながら、その目的やおすすめツール、テレカンやWeb会議のメリットとデメリットを深堀りしていきます。

テレカンとは?

テレカンとはテレフォンカンファレンス(telephone conference)の略で、直訳すると電話会議となります。
昨今の情勢からリモートワークを導入する企業が急激に増え、プロジェクトの打ち合わせやメンバーとの定期的な近況報告会に、テレカンを利用する機会も増加しているのではないでしょうか。

Web会議とは

Web会議はテレカンと似たものと思われがちですが、実は少し違います。Web会議で求められるのは、関係者同士のコミュニケーションと、ファイルの共有機能です。

Web会議では、関係者同士でプロジェクト進行に必要なファイルを共有し、ときにはリアルタイムで編集しながら情報共有ができます。インターネット環境があればどこでも利用できるため、テレワークの広がりとともに普及している会議の手段です。

WebディレクターがテレカンやWeb会議をする場面とは

Webディレクターは円滑なWebディレクションを行うにあたり、クライアントや社内メンバー、ときには作業を外注する協力会社とも密にコミュニケーションを取らなければなりません。

しかし気軽に外出ができなくなったいま、Webディレクターが従来どおりのコミュニケーションを維持するには、テレカンやWeb会議の利用が必須です。
安全かつスピーディなやり取りを叶えるためにも、これらの会議手段を積極的に活用していくべきでしょう。

テレカン・Web会議のためのツール

それでは、テレカンやWeb会議のためのツールを3つ紹介します。どれも基本無料で利用できるので、初めてのテレカンやWeb会議にもおすすめです。

Zoom

無料版でも最大100人でグループ会議ができるZoomは、テレワークの普及に伴いよく名前を聞くようになったという方も多いツールではないでしょうか。

1対1の会議なら時間無制限、それ以上なら40分までの時間制限がありますが、ダラダラと長引きがちな会議を短く効率的に進めたいときには有効かもしれません。また、アカウントは会議を主催するホストのみ作成すればよいのもうれしいポイントです。

Google Meet

Googleのアカウントを持っている方は多いのでは?そのアカウントがあればいつでも気軽にWeb会議を主催できるのがGoogle Meetのメリットです。

ビデオ通話ができる人数は最大10人までですが、10人以上での大規模な会議をする機会はそう多くないという方ならこちらで充分でしょう。ブラウザでも全機能が使えるので、専用アプリのインストールはせずに利用できます。

Skype

昔からある無料のコミュニケーションツールとして、Skypeに慣れ親しんでいるという方も少なくないのではないでしょうか。Skypeも最大25人のグループ通話ができるほか、PCでの利用時には画面共有も可能です。

会議に参加する場合には全員がSkype IDを取得している必要がありますが、従来から利用している方にとっては使いやすいツールだといえるでしょう。

Webディレクションにおける
テレカン・Web会議のメリットとデメリット

テレワークの強い味方になるテレカンやWeb会議はメリットばかりに思えますが、デメリットもあるのが事実です。それぞれまとめていきます。

メリット

まず最大のメリットは、時間効率がよいことです。クライアントや協力会社との打ち合わせでは、会社に出向くために移動時間が取られることもありますが、テレカンやWeb会議ではそれらが一切不要に。

また、直接顔を見てコミュニケーションが取れるので、電話やメールでは伝わりにくい細かいニュアンスも伝わりやすくなります。
そのほか、PCやタブレット、スマホなどの端末とインターネット環境さえあれば、どこでも会議ができるのも大きなメリットといえるでしょう。

デメリット

テレカンやWeb会議のデメリットは、通信の精度が接続環境に大きく左右されやすいところです。環境が不安定だと音声が途切れたり、聞き取りにくくなったりすることもあり、コミュニケーションが不十分になってしまう場合も。

また、通信回線を利用して行うテレカンやWeb会議には、独特のラグもあります。大人数になるほど会話のズレが生じやすくなるため、リズムを掴むのに最初は苦労するかもしれませんね。

テレカン・Web会議を上手く利用するコツ

議題が決まっており、結論に向けてスムーズに話が展開していく会議は参加者にとってストレスが少ないものです。反対に長々と要領を得ない話が進み、結論も曖昧なまま終わっていく会議も、誰しも一度は経験したことがあるのではないでしょうか?

テレワークの中でのテレカンやWeb会議でも、対面の会議と同じようにゴールを決め、効率的に話を進め、予定よりも短い時間で会議を終えられるよう努めるべきです。

また、画面を通した会議に不慣れな方では、発言をためらってしまうことも。発言していない人がいると気づいたら「○○さんはどうですか?」と話を振るなどの心がけを。

慣れないテレカンやWeb会議で緊張している方たちに向け、まず近況報告から始めるのもおすすめです。
お互いを思いやり、平等に発言し合える環境を整えるよう、参加者全員で協力しましょう。

テレカン・Web会議に求められるのは効率と思いやり

インターネット環境さえあればどこにいてもすぐ顔を合わせられるテレカンやWeb会議。
電話やメールと違いお互いの顔を見てコミュニケーションが取れるので、対面で行う会議と大きな差を感じにくいのが特徴です。

時間の無駄を最小限に抑えられる点がメリットですが、独特のラグやリズムに戸惑いを覚える方も。 直接会っているのと同様の気持ちでお互いを気遣い、適切な心配りをしながら、効率的なテレカン・Web会議に取り組んでくださいね。

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