Webディレクターの業務効率を上げる？Slackとは

ビジネスシーンで利用されるコミュニケーションツールにはさまざまな種類があります。中でも、ChatWorkやFacebookメッセンジャーを利用している方は多いのでは？

今回はアメリカで生まれたコミュニケーションである、Slack（スラック）を紹介します。

Slackは、ビジネスシーンでの「こんな機能があればいいのに」がぎゅっと詰まった、とても便利で使いやすいツールなんですよ。
これまでにコミュニケーションツールを使ったことがないなら、ぜひSlackを取り入れてみてください。驚くほどの業務効率アップにつながるかもしれません。

すでに別のツールを使っているという方でも、Slackの機能の数々を知れば乗り換えたくなってしまうかもしれませんね。

Slackはビジネスコミュニケーションツール

それではまず、Slackの機能を簡単に紹介していきます。各機能がどんな場面で役立つのかも合わせて解説しましょう。

無料で試せる

初めてコミュニケーションツールを使う場合でも、他のサービスから乗り換えを検討している場合でも、まずはSlackがどんなものかを試したいですよね。
Slackにはフリープランがあります。

有料プランと比べると、音声通話やビデオ通話は1対1でしかできなかったり、ファイルストレージの容量が少なくなったりといった制限はありますが、基本的な機能は使用することが可能です。

まずは無料で試してみて、使い勝手がよさそうだと判断できてから有料プランに乗り換えれば安心ですよね。

チャット機能

メールでのやり取りはあとから見返すのがたいへんなもの。過去のやり取りをさかのぼりたいときにも、どのタイトルの、何月何日のメールを探せばいいのかと焦ってしまった経験は誰にでもあるのでは？

Slackにはチャット機能があるので、プロジェクトに関わるやり取りを一連の流れとして残すことが可能です。

とはいえ、チャット機能を持つコミュニケーションツールはすでにたくさん出回っています。続いては、Slackならではの機能を紹介していきましょう。

絵文字

ビジネスシーンにおけるメールやチャットでの文章のやり取りは、どうしても堅苦しくなりがちです。もちろん真面目な話をしているときはそれでいいのですが、クライアントともう少し打ち解けたいと感じることもあるでしょう。

そんなときに役立つのがSlackの絵文字機能です。
ユーザーが自分好みの絵文字を登録したり、カスタマイズしたりできるため、絵文字で自分の個性を表現することが可能に。

文章で返信するほどではないけれど、なにかしらアクションを起こしたいという場面で、LINEでいうスタンプのように絵文字を返すのもOK。

気さくで話しやすそうな人という印象を与えられれば、今後の仕事が円滑に進みやすくなることもあるかもしれませんね。

管理者用の監視機能

ChatWorkやLINEでグループトーク機能を使ったことはあるのではないでしょうか。情報を共有したいメンバーをグループに招待し、そこで必要なやり取りをする機能です。
この機能はとても便利ですが、落とし穴もあることをご存じですか？

グループに参加している特定のメンバーを選択すると、コンタクト先として追加することが可能になります。LINEでいう友だち追加です。

これにより特定のメンバーと1対1でプライベートメッセージのやり取りができるようになるのですが、ここでプロジェクトに関わる大切なことを伝えてしまうとグループのメンバー全体に周知できなくなってしまいます。

結果として特定の人しか知らない情報をもとにプロジェクトが進んでしまい、情報共有をされていなかったメンバーが混乱してしまうことも。

Slackには、管理者がプライベートメッセージを監視できる機能が備わっています。管理者権限のあるアカウントであれば、メッセージをダウンロードすることも可能です。

ビジネスシーンでは、どんな些細な情報でもあとからとても重要なものになることがあります。この機能は重要ですね。

スムーズなやり取りにコミュニケーションツールは欠かせない

Web制作にはさまざまなスタッフが関わります。Webサイトの見た目に関わる業務にあたるスタッフもいれば、機能面に関わる裏方的なスタッフもいます。
Webディレクターは、それらすべてのスタッフの動向を管理しなければなりません。

スムーズに業務を進めていくためにはチームとして連携を取ることが必須です。
情報を抜け漏れなく共有するためにも、今回紹介したSlackのようなコミュニケーションツールがとても役立つことでしょう。

複数人が1ヶ所で振り返れるので言った・言わないになりにくい

まず、あらゆるやり取りを文章として残しておくことは非常に大切です。口頭だけでやり取りしてしまうとあとから揉める原因になることも。

なにかトラブルがあった際、片方が「そう言った」と言っても、もう片方が「そんなことは言っていない」と言えば、議論は平行線を辿ってしまいます。

トラブルはとにかく早く解決することが重要です。原因がなんだったかを見つけるためにも、やり取りが文章で残っているととても役立つでしょう。

また、やらなければいけないことをチームメンバーで共有したいときには、Slackを備忘録として使えます。Slackには特定のメッセージにリマインダー機能をつけることができるので、必要なタイミングで通知させることが可能なのです。

Webサイト制作に関わるメンバーが多ければ多いほど、情報の伝え漏れや認識違いは起こりやすくなってしまうもの。そういったトラブルを回避するためにも、コミュニケーションツールの利用はおすすめですよ。

電話やメールだけではいけないの？

文章を書くのが苦手だったり、何事も口頭で話すのが一番伝わりやすいと考えていたりする方にとっては、チャットは煩わしいものになってしまうかもしれません。

また、コミュニケーションツールの使い方になかなか慣れない方は、昔ながらのメールが一番使いやすいと感じてしまうことも。

伝えたいことが1対1で完結できる内容であれば、もちろん電話やメールでも構いません。
しかし、Webサイト制作プロジェクトがどんどん進んでいく中で、複数人で情報共有をする必要がある場面はいくらでも出てきます。

そうなってくると、電話やメールのみでのやり取りでは限界を感じてしまうかも。

情報の伝え漏れや見落とし防止、リアルタイムのスムーズなやり取りを望むなら、やはりコミュニケーションツールは必要です。

WEBディレクターになるなら、使いやすいツールをおさえておこう

Webディレクターの主導のもと、すでにビジネスシーンでコミュニケーションツールを利用している会社も多いことでしょう。とはいえ、プロジェクトに関わるスタッフ全員がその使い勝手に満足しているかは分からないもの。

使いにくいツールを使っていると、だんだんと見ることすら億劫になってきて、有効活用できないままだんだんと衰退していくこともありますよね。

せっかく使うなら、自分たちにとって使いやすいコミュニケーションツールを選ぶようにしてみてください。
今回紹介したSlackは無料で利用できますので、まずはお試しとして導入してみるのもおすすめです。

Web業界にはこれからも、どんどん便利なツールが出てくることでしょう。
業界の動向には常にアンテナを伸ばしながら、自分たちの現場に役立ちそうな情報やツールは積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか？