ファシリテーションスキルを磨いて会議を有意義に進める方法

会社員として働いていると、ときには会議に出席することもあるでしょう。ときには次から次へと会議の予定が組まれ、1日が終わってしまうこともあるかもしれません。

突然ですが、あなたが最近参加した会議ではいったいなにが決まりましたか?

もし会議に出席したあとのあなたが「今回の会議はなんのために開かれたのだろう…」と首を傾げてしまったのなら、その会議には、ファシリテーションスキルを持った人がいなかった可能性があります。

ここでは会議をより有意義に、円滑に進めるために必須ともいえるファシリテーションスキルについて解説するとともに、スキルの磨き方から参考書籍まで紹介していきましょう。

ファシリテーションとは

ファシリテーションとは、簡単にいうと「会議を円滑に進めるために必要な能力」です。ここでいう“円滑に”とは、会議に参加する人たちに発言を促し、それぞれがプロジェクトの一員であることを認識させながら、全員が納得する結果を導き出すことをさします。

前述したとおり、会社にいるとたくさんの会議に参加することになります。しかし、残念ながらすべての会議から有益な結果が得られるわけでもないのが事実です。

話がまとまらないまま、「時間がきたので今日はお開きで…」と終わっていく会議を経験したことのある方は少なくないでしょう。このような尻すぼみな会議をなくすために、ファシリテーションスキルはとても需要なのです。

なぜWebディレクターにファシリテーションスキルが必要か

ファシリテーションスキルは、Webディレクターの立ち回りにどんなプラスの影響をもたらしてくれるのでしょうか。会議を仕切る“ファシリテーター”がいる場合に得られるメリットとともに、解説していきます。

場を仕切る力が身につく

会議で発言が少ない人の意見を促したり、話し合いが横道にそれたときに軌道修正をしたりする際、必要になるのがファシリテーションスキルです。

要するにファシリテーターとは、常に一歩引いて会議を眺めながら、会議をコントロールする人のこと。この立ち回りができる人には、すなわち場を仕切る力があるといえるでしょう。

Webディレクターはプロジェクトの進行を管理する責任者です。大勢のメンバーをひとつにまとめ、場を仕切らなければならない場面では、このファシリテーションスキルが大いに役立つことが想像できるのではないでしょうか。

プロジェクトメンバーのチームワーク向上に役立つ

会議において参加者ごとの発言数に差があると、どうしても不平等感が出てしまいます。

たとえば、主張が上手な人の意見ばかり通れば、勇気がなくて発言できなかった人は「結局声が大きい人の意見が優先されるのだ」と思うでしょう。
発言しない人の中には、どこか他人事のような視点でプロジェクトを眺めている人もいるかもしれません。

これはチームワークが高いとはいえない状態です。実際にプロジェクトを開始しても一部のメンバーにだけ無理がたたったり、会議の結果に納得できず嫌々業務にあたるメンバーが出てきたりする可能性があります。

ファシリテーターの役割には、会議におけるこのような不平等感をなくすことも含まれます。
参加者全員を同じ方向に向け、前向きにプロジェクトを完遂まで導けるようなチームワークを築くためにも、ファシリテーションスキルは重要なのです。

Webディレクターとしての実力アップに繋がる

ファシリテーションスキルは、Webディレクターの実力アップやステップアップにも役立ちます。
実際、自社の会議に不満を抱いている方は少なくないのが事実。その理由はおそらく、ファシリテーターとして立ち回れる人がその会社に存在していないからです。

このような会社に、ファシリテーションスキルを持つWebディレクターが突如現れる場面を想像してみてください。その会社で開かれる会議は軒並み有意義なものとなり、そのWebディレクターのスキルは周囲から大いに重宝されることでしょう。

また、場を仕切る力は多職種でも役立つものです。Webディレクターから別の職種へのステップアップを検討する際にも、ファシリテーションスキルはプラスの影響をもたらしてくれるはずですよ。

ファシリテーションスキルの磨き方

続いて、ファシリテーションスキルの磨き方を解説します。地道な努力の積み重ねで着実に身につくスキルですので、ぜひ今日からでも実践してみてくださいね。

会議を俯瞰的な視点から見る練習をする

まずはあなたの会社で開かれている会議の様子を一歩引いて眺めてみましょう。見るべきポイントは、

  • 参加者全員が平等に発言をしているか
  • なにか言いたそうなのに言えない人がいないか
  • 会議全体の雰囲気はポジティブなものになっているか

など。また、これらの中でひとつでも引っかかる点があれば、それを自分ならどう解決するかも合わせて考えてみてください。
これがファシリテーターとしての視点を手に入れる第一歩です。

会議の参加者全員に目を配る

自分が会議の仕切り役を任されたら、まずは参加者全員が平等に発言できる場を作ることを心がけます。
誰かひとりしか発言していないなら、ほかの参加者からの意見も募りましょう。自分の主張ばかり繰り広げる人がいれば、少し落ち着くようなだめる必要もあるかもしれません。

また、会議は長引けば長引くほど参加者の集中力が途切れてしまいがち。 雰囲気がよくないと感じたら、一旦議題とは関係のない小話を挟むなどしながら場の空気をリセットすることも大切です。

ファシリテーターとしての立ち位置を最後まで貫く

あなたがファシリテーターとしてしっかり機能していても、ときには会議が難航してしまう可能性があります。
誰かの意見に対し、別の誰かが「そんなのは無理」「できるわけがない」とネガティブな発言をすることもあれば、誰からもよいアイデアが出ずに沈黙の時間が流れてしまうこともあるでしょう。

しかし、ここでファシリテーターが焦ったりイラ立ったりしてはいけません。ファシリテーターは、会議中一貫してその役割を果たさなければなりません。

ネガティブな意見が出るなら発言者に「なぜそう思うのか」を聞く、アイデアが出なければ着眼点を変える提案をしてみるなど、議論をさらに深堀りできる引き出しは常に用意しておくべきです。
最初は難しいかもしれませんが、場数を踏むほどできるようになるものなので、まずはファシリテーターとしてできる範囲の立ち回りをしながら、ファシリテーションスキルを磨いていきましょう。

ファシリテーションの参考書籍

ここではファシリテーションの基本を学べる書籍として『「会議ファシリテーション」の基本がイチから身につく本』を紹介します。

ファシリテーションスキルの重要性や磨き方を解説してきましたが、中にはハードルの高さを感じてしまっている方もいらっしゃるかもしれません。
本書では、ファシリテーションを“促進する技術”と表現し、ファシリテーションの基本を身につけることによって叶える、クリエイティブな会議のコツがまとめられています。

会議とは本来、たくさんの意見が集まり、集まった意見から時間内に物事が決定し、それを実行するため場。そのような当たり前でありながらも難しい、理想的な会議を行うためのノウハウがギュッと詰まった1冊です。

ファシリテーションスキルは有意義な会議を生み出すカギ

もし自社の会議にどこか違和感を抱いているなら、足りないものはファシリテーションかもしれません。あなたがWebディレクターなら、プロジェクトを担うものとしてぜひファシリテーションスキルを磨く努力を始めてみてはいかがでしょうか。

会議を円滑に、かつ有意義に進められるという大きなメリットを得られると同時に、Webディレクターとしての大きなステップアップも望めるはずです。

まずは自社の会議を俯瞰的に眺め、周囲に目を配ることから始めてみましょう。今回紹介した書籍も参考に、会議の場で柔軟に立ち回れるファシリテーターを目指してみてくださいね。